Automatizando procesos con Zapier

De repente te encuentras trabajando con varias plataformas Web, y tus datos están distribuidos, por un lado las herramientas de correo, por otro lado el Crm y necesitas unir esos mundos aquí aparece Zapier para solucionar el problema, 

En esta guía se pretende explicar el uso de Zapier para actualizar 1 archivo de Google Sheets cuando se presenta un cambio en otro archivo de Google Sheets.

Comencemos explicando que es Zapier, es un integrador web de aplicaciones que permite a cada usuario iniciar una sesión en cualquier aplicación automáticamente y realizar acciones, es muy útil para realizar planes pilotos o en el caso de que no poseas un departamento de TI, no requiere mucha experiencia de programación.

Primero tenemos que tener una cuenta en Zapier, luego de esto podemos acceder y nos mostrará el siguiente Panel de inicio.

En la parte izquierda tenemos las opciones, en las cuales podemos explicar:

Zaps: Lista de zaps creados.

My Apps: Lista las apps que utilizas en los zaps o has utilizado.

Zap History: Es la historia de todos los zaps enviados prácticamente como un log.

Pro (5000) Plan: Es el plan contratado.

Para crear nuestro primer Zap presionamos el botón Crear Zap, para esto tenemos que tener claro que vamos a conectar, necesitamos un evento y con este evento podemos crear una acción, realicemos lo siguiente:

Leer un dato de una Spreadsheet de Google y luego insertar un dato en otro Spreadsheet de Google. Miremos como se ve nuestro Zap al iniciar.

Ahora creemos 2 archivos de Google en nuestra cuenta personal, el primero lo llamaremos fuente y el otro receptor a cada uno le colocaremos 2 columnas:

1. id.

2. nombre.

Escogemos la opción Google Sheets en Zapier y nos pedirá que seleccionemos el evento que deseamos.

Al presionar continuar nos solicitará información de la cuenta, escogemos y presionamos continuar luego de esto nos pedirá configurar el disparador para esto ya podemos seleccionar la localidad del archivo, el nombre y el nombre de la hoja.

Le colocamos en el disparador de columna para cualquier columna. Y luego presionamos el botón Prueba disparador, para esto tenemos que agregar una fila en el archivo fuente, colocamos 1 y Prueba1 en los campos respectivamente. Luego de hacer el test tenemos: 

Listo con esto tenemos nuestro primer disparador ahora con la fila que tenemos leída vamos a insertarla en el otro archivo entonces creamos la acción.

Ahora Zapier nos pedirá la acción que queremos realizar en este flujo queremos agregar una fila a un archivo.

Escogemos Google Sheets como la parte anterior, la diferencia en este caso es que tenemos que buscar la acción vamos a seleccionar crear nueva fila:

Escogemos la cuenta nuevamente el drive en el que tenemos, nombre de archivo y nombre de la hoja.

Luego nos lee los campos que tiene nuestro archivo y nos permite escoger los valores que vamos a insertar, al dar clic sobre cada casillero nos muestra la lectura anterior del otro archivo donde podemos escoger sus campos.

Luego podemos realizar la prueba en este caso veremos que al segundo archivo nos va a insertar los datos de la fila del primer archivo.

Listo así de fácil creamos nuestro primer Zap, el cual al detectar un cambio en el archivo fuente lo replica en el archivo receptor.

Esto es muy útil para cuando quieres:

– Leer contactos de un Crm y crear un registro para alguna campaña.

– Leer cambios de estados en un Crm.

– Asignar tareas cada que se presenta un evento.

A decir verdad se puede realizar muchas integraciones ya aquí el límite es nuestra imaginación o nuestra necesidad al final esto se presentó porque llegamos al punto de hacer algo repetitivo y demoroso que nos vimos obligados de automatizarlo.

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